Методические указания. Регламентация подписей на проектной документации

ГОССТРОЙ РОССИИ

СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЙ ЭКСПЕРТНЫЙ БАЗОВЫЙ ЦЕНТР

«ЦНИОпроект-ИНВЕСТ»

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ КЛУБ

ДИРЕКТОРОВ ПРОЕКТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ПОДПИСЕЙ НА ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ 

3-Е ИЗДАНИЕ

Москва 1999

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Особенности регламентации подписей на проектной документации

1.1. Основные понятия

1.2. Кому должна принадлежать подпись на проектной документации

1.3. За что должен нести ответственность работник, поставивший подпись на проектной документации

1.4. Перед кем несет ответственность работник, поставивший подпись на проектной документации

1.5. На протяжении какого периода времени, работник, поставивший подпись на проектной документации, несет ответственность

1.6. Подписи на экземплярах документации, передаваемой заказчику

2. Организация работы по регламентации подписей на проектной документации

Список литературы

Приложение 1 Правила изложения должностных обязанностей работников проектной организации

Приложение 2 Примерная классификация проектных решений по уровням сложности

Приложение 3 Составляющие качества проектного решения

Приложение 4 Статьи гражданского и уголовного кодексов российской федерации, которые имеют отношение к ответственности проектировщиков за качество проектной документации.

ВВЕДЕНИЕ

За время с момента выхода 1-го издания настоящих Методических рекомендаций (в 1995 год о тот документ назывался «Регламентация подписей на проектной документации». Основные положения) в организации работы проектно-изыскательских институтов произошли значительные изменения, однако они практически не коснулись предмета, которому посвящены Методические рекомендации. В этой области изменения происходят крайне медленно, а если говорить о принципиальных общих подходах к вопросу, то они не изменились вообще. Поэтому было принято решение при подготовке 3-го издания Методических рекомендаций внести в них только некоторые редакционные уточнения, а потом с помощью информационных писем в очередной раз привлечь внимание технических руководителей проектно-изыскательских организаций к данному вопросу.

В условиях рынка, когда основным документом, регламентирующим отношения между заказчиком и проектной организацией, является договор (контракт), стороны во всех случаях предусматривают в нем полную имущественную ответственность за нанесенный ущерб. Эта ответственность будет предметна и неотвратима только в том случае, когда возможно установить по чьей вине допущены, например, ошибки в проектной документации, повлекшие за собою негативные последствия для заказчика. Строго говоря, заказчик в соответствии с контрактом может получить от проектной организации необходимые средства для компенсации нанесенного ущерба, но кто конкретно и какую ответственность будет нести в проектном институте, т.е. кто персонально заплатит за ошибки в проекте?! Прежде, в командно-административной системе, вопрос так не ставился по нескольким причинам. Во-первых, по действующему ранее законодательству проектная организация компенсировала заказчику только часть ущерба (около четырех процентов), что, зачастую, делало бессмысленным для заказчика начинать арбитражный процесс, и, во-вторых, организация процесса проектирования не позволяла определить, кто же конкретно виноват в допущенной ошибке. Другими словами, по чертежам было невозможно установить, кто же персонально несет ответственность за качество приведенных в них проектных решений.

Позиция авторов состоит в том, что за допущенные в процессе проектирования ошибки исполнителей наказывать не следует, т.к. общеизвестно, что только около 20 процентов ошибок происходят по вине исполнителей, а большая их часть - по вине руководства института. Важнее знать кто, где и когда допустил ошибку для того, чтобы правильно определить причины возникновения ошибки, а затем выработать корректирующие мероприятия, которые гарантируют, что вторично эта ошибка не будет сделана. Эта идеология положена в основу требований, регламентирующих систему качества на основе стандартов ИСО серии 9000. В частности в соответствии с требованиями элемента 4.14 ИСО 9001 и вырабатываются корректирующие мероприятия.

Анализ подписей в проектной документации показывает, что их количество носит случайный характер, назначение подписей проектировщиками не осознается и на практике приводит к коллективной безответственности за результаты проектирования.

Регламент подписей на чертежах и других проектных документах проектный институт разрабатывает самостоятельно, учитывая особенности проектных решений, уществующей технологии и организации проектирования, а также принятые правила разделения компетенции между участниками проектирования различной квалификации. Настоящие Основные положения предназначены для использования разработчиками регламентации подписей в проектной документации и содержат ответы на следующие важнейшие вопросы:

1. Какую информацию несет подпись на проектном документе?

2. Каким образом формируется качество проектных решений, и как распределяется ответственность между участниками проектирования?

3. Какая существует связь между должностью проектировщика и сложностью принимаемых им проектных решений?

4. Обязательно ли наличие подписей на экземплярах проектной документации, передаваемых заказчику?

5. Что означает подпись руководителя проектного институт на проектной документации?

6. Каким образом лучше организовать разработку регламента подписей на проектной документации в проектном институте?

Разработчик: канд. экон. наук Подольский М.С.

В работе принимали участие: Абарыков А.В., Барченков С.А., канд. экон. наук Жилкина А.Н., Нагайко И.В., канд. экон. наук Ромашко О.Н., Ромашко С.В., Руденко Л.В., Садофьева М.Ф., Стекольщиков П.А., Ярцев Д.И., Стекольшиков И.А.

Для заказа Методических рекомендаций на бумажном носителе или версии, записанной на дискете для персонального компьютера и дополнительной консультационной помощи по излагаемым в Методических рекомендациях вопросам можно обращаться к Генеральному директору Консультационного центра ООО «ЦНИОпроект-ИНВЕСТ» Подольскому Марку Семеновичу (тел/факс: (095) 158-06-43, факс: 756-2269; E-mail: а9422269@mtu-net.ru, НТТР://WWW.ORC.RU/~ANDROID

Отзывы и предложения по настоящему пособию натравлять по адресу: 123458 Москва, а/я 117. Они будут с благодарностью рассмотрены и использованы в дальнейшей работе.

1. ОСОБЕННОСТИ РЕГЛАМЕНТАЦИИ ПОДПИСЕЙ НА ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

1.1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

1). Подпись в проектной документации несет в себе информацию о двух важнейших аспектах:

а) о том, что работник выполнил свои обязанности, предусмотренные должностной инструкцией, по принятию (проверке) тех или иных проектных решений и зафиксировал окончание своей работы над проектным документом;

б) о том, что работник принял на себя ответственность за последствия, которые могут возникнуть в процессе использования результатов его работы в последующий период.

2). Обязанности работника. Традиционно, это один из разделов его должностной инструкции. В условиях, когда осуществляется постепенный переход к регулированию трудовых правоотношений на контрактной основе путем заключения контрактов найма между работником и администрацией, можно рекомендовать вместо должностной инструкции разрабатывать в составе контракта перечень должностных обязанностей проектировщика, при изложении которых рекомендуется придерживаться правил, приведенных в приложении 1.

3). Ответственность всегда персональная. Коллективной ответственности по определению не может быть. Когда утверждается, что собрался коллективный орган и принял коллективное решение, то это требует уточнения. Персональную ответственность участников принятия решения в этом случае установить невозможно, т.е., никто из членов коллективного органа в отдельности не отвечает за принятое решение. Более того, кто-то из членов коллективного органа мог быть против принятого решения и не может нести за него ответственность. Коллективные решения с точки зрения науки об организации не имеют смысла. Коллективный орган может помогать вырабатывать решения, но принять решение и нести за него ответственность должен персонально кто-то один, в чьи обязанности это входит. Подпись под решением как раз и указывает на лицо, которое несет ответственность, и эта ответственность персональная.

Следствием из этого является утверждение, что, например, технический совет является только совещательным органом при главном инженере (техническом директоре) проектного института. В обязанности главного инженера (технического директора) входит принятие решений по результатам их рассмотрения на техническом совете с персональной ответственностью за последствия их реализации (более подробно см. п. 7 списка литературы).

4). Подписи на проектной документации приобретают силу, если возможно определить:

а) кому принадлежит подпись - фамилию и должность работника, поставившего подпись.

б) за что несет ответственность работник, поставивший подпись.

в) перед кем работник, поставивший подпись, несет ответственность.

г) на протяжении какого периода времени работник, поставивший подпись, несет ответственность.

1.2. КОМУ ДОЛЖНА ПРИНАДЛЕЖАТЬ ПОДПИСЬ НА ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

В проектной документации могут быть только подписи специалистов, принимающих и проверяющих проектные решения (нормоконтроль следует рассматривать как одну из составляющих проверки).

Несколько иначе обстоит дело с подписью на документации директора института. Подписывая документацию, директор берет на себя ответственность перед заказчиком за то, что в случае предъявления претензий или исков на возмещение ущерба, нанесенного заказчику по вине проектного института при использовании проектной документации, директор института возьмет на себя ответственность за тех работников, которые не смогут нести ответственность по причинам увольнения, смерти и т.п. При этом целесообразно в контракте с заказчиком специально оговаривать период времени, в течение которого заказчик может предъявлять претензии и требовать компенсации ущерба. На смысл подписи Директора можно посмотреть и с другой стороны, т.е. своей подписью он удостоверяет, что все остальные подписи в данной проектной документации принадлежат работникам его института или привлеченным в установленном порядке сторонним специалистам.

Сложнее с подписью главного инженера (технического директора) на проектной документации по конкретному объекту, появление которой объяснить трудно (более подробно см. п. 7 списка литературы).

Управляющей проектом (главный инженер проекта, главный архитектор проекта) принимает решения по технико-экономическим показателям проекта; главные специалисты в основных проектных отделах принимают сложные проектные решения; инженеры-проектировщики I категории принимают проектные решения средней сложности; инженеры-проектировщики II и III категории и некатегорированные - проектные решения несложные и простые; техники-проектировщики - простые проектные решения. Примерная классификация проектных решений по уровням сложности приведена в приложении 2.

Подпись на чертеже начальника отдела или начальника группы является неправомочной, поскольку проектные решения должны принимать соответствующие специалисты, и, если начальник отдела или начальник группы принимает или проверяет проектные решения, то в этом случае он работает как специалист-проектировщик, а не как руководитель подразделения. При правильной организации работ в подразделении в обязанности начальника отдела и начальника группы не должно входить принятие или проверка проектных решений.

1.3. ЗА ЧТО ДОЛЖЕН НЕСТИ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИК, ПОСТАВИВШИЙ ПОДПИСЬ НА ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

В общем случае работник, поставивший подпись на проектной документации, может нести ответственность только за качество лично им принятого или проверенного проектного решения.

Но, поскольку, качество проектного решения - это набор свойств, то при решении вопроса установления ответственности работника необходимо определить, за какие именно качественные составляющие (свойства) проектного решения отвечает данный специалист.

Степень ответственности может устанавливаться руководством проектной организации, а в некоторых случаях статьями Гражданского кодекса РФ и Уголовного кодекса РФ (См. Приложение 4) Составляющие качества проектного решения приведены в приложении 3. Как правило, ответственность за качество объекта проектирования (в зависимости от сложности проектных решении) целесообразно возлагать на управляющих проектами (главных инженеров проектов, главных архитекторов проектов), главных специалистов в основных проектных отделах, инженеров-проектировщиков I и II категорий. Ответственность за качество оформления документации - соответственно на инженеров-проектировщиков III категории, некатегорированных и техников-проектировщиков.

1.4. ПЕРЕД КЕМ НЕСЕТ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИК, ПОСТАВИВШИЙ ПОДПИСЬ НА ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

В общем случае исполнитель несет ответственность перед проверяющим. Проверяющий несет ответственность непосредственно перед заказчиком проектной документации.

При этом необходимо иметь в виду следующее:

1) Для обеспечения надежности формирования качества проекта (проектного решения) каждое проектное решение необходимо и достаточно один раз проверить.

2) Для проверки качества проекта (проектного решения) в проектной организации следует использовать специалистов-проектировщиков равной квалификации с исполнителем. Проверка, осуществляемая специалистами более высокой квалификации, чем у исполнителя, экономически нецелесообразна и технически бесполезна.

3) Исполнитель и проверяющий в организационной структуре не должны подчиняться одному и тому же руководителю. Например, если проектные решения принимаются во временном трудовом коллективе (ВТК) под руководством управляющего проектом (главного инженера проекта, главного архитектора проекта), то проверяющие этих проектных решений не должны входить в состав ВТК.

4) Проверяющий должен быть наделен правами, позволяющими ему применять санкции к исполнителю за некачественные проектные решения, представленные на проверку.

5) В отдельных случаях, если квалификация, опыт и добросовестность конкретного исполнителя не вызывают сомнения у главного инженера (технического директора) проектного института, такому исполнителю может быть предоставлено право работы без проверки. В этом случае в подписи проверяющего на проектной документации нет необходимости.

1.5. НА ПРОТЯЖЕНИИ КАКОГО ПЕРИОДА ВРЕМЕНИ, РАБОТНИК, ПОСТАВИВШИЙ ПОДПИСЬ НА ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ, НЕСЕТ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

В общем случае в определенный момент времени ответственность за качество конкретного проектного решения может нести только один работник. Поэтому исполнитель проектного решения несет ответственность перед проверяющим до тех пор, пока проверяющий не поставит свою подпись под проектным решением. В этот момент ответственность исполнителя прекращается, и наступает период ответственности специалиста, проверившего качество проектного решения, перед заказчиком.

В свою очередь проверяющий несет ответственность перед заказчиком до момента подписания последним акта сдачи-приемки проектной документации, если иное не оговорено в контракте между заказчиком и проектным институтом. Например, в контракте может быть оговорен гарантийный срок, в течение которого проектный институт принимает претензии заказчика по качеству проектных решений.

Следует иметь в виду, что в Гражданском кодексе Российской Федерации (1996 год) ответственность проектировщиков перед заказчиком определена в ст. 761. В частности сказано, что «Подрядчик по договору подряда на выполнение проектных и изыскательских работ несет ответственность за ненадлежащее составление технической документации и выполнение изыскательских работ, включая недостатки, обнаруженные впоследствии в ходе строительства, а также в процессе эксплуатации объекта, созданного на основе технической документации и данных изыскательских работ», т.е. другими словами ответственность проектировщиков продолжается до окончания нормативного срока эксплуатации объекта и его ликвидации.

1.6. ПОДПИСИ НА ЭКЗЕМПЛЯРАХ ДОКУМЕНТАЦИИ, ПЕРЕДАВАЕМОЙ ЗАКАЗЧИКУ

В условиях рынка, возможно на экземплярах передаваемых заказчику «маскировать» подписи изображением торговой марки (торгового знака, знака обслуживания и т.п.) проектного института. При этом на оригиналах, хранящихся в архиве проектного института, подписи в основной надписи сохраняются. Это позволяет, во-первых, охранять коммерческую тайну о себестоимости проектной продукции, и, во-вторых, получить преимущество в конкурентной борьбе с отдельными проектировщиками, ограничивая возможности заказчика привлекать их для разработки аналогичной документации по договорам подряда, заключаемым непосредственно с физическими лицами.

Вопрос «маскирования» подписей следует согласовать с заказчиком при заключении контракта (более подробно см. п. 10 списка литературы).

2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО РЕГЛАМЕНТАЦИИ ПОДПИСЕЙ НА ПРОЕКТНОЙ

ДОКУМЕНТАЦИИ

2.1. Разработку регламента подписей следует проводить на основании распоряжения главного инженера (технического директора) проектной организации.

2.2. Как известно, регламент подписей, т.е. в какой последовательности, с какими затратами времени, финансов и других ресурсов, относится к плановому уровню одного из качеств проектной документации, а именно качества оформления документации (см. приложение 3). Поэтому разработку регламента подписей на проектной документации в проектном институте рекомендуется поручить техническому отделу (более подробно см. п. 3 списка литературы). Это предполагается нормами элементов 4.4 и 4.8 ИСО 9001 в интерпретации для проектных организаций. Следует иметь в виду, что состав и содержание проекта под влиянием научно-технического прогресса изменяется, а это означает, что не реже одного раза в год регламент подписей должен корректироваться.

2.3. Регламент подписей на проектной документации должен быть, подписан разработчиками - главными специалистами технического отдела и утвержден главным инженером (техническим директором) института.

2.4. Регламент подписей на проектной документации целесообразно оформить в форме таблицы, содержащей следующую информацию:

1) Наименование проектной документации (пояснительная записка, чертежи, расчеты, ведомость объемов работ и т.д.). Наименования отдельных проектных документов должны соответствовать наименованиям, принятым проектной организацией в эталонах (руководствах, пособиях и т.п.) по составу и содержанию проектной документации.

2) Должность работника, принимающего проектные решения - группа 1 (см. прил. 3).

3) Должность работника, осуществляющего согласование проектных решений - группа 2 (см. приложение 3).

4) Должность работника, проверяющего качество проектных решений - 1 и 2 группы.

2.5. Внедрение регламента подписей на проектной документации следует проводить на основании приказа по институту, в котором должны быть отражены:

1) Список ответственных за внедрение регламента подписей по отдельным разделам проектов.

2) График внедрения.

3) План организационно-технических мероприятий, обеспечивающих внедрение. В плане следует предусмотреть мероприятия: по повышению квалификации в вопросах регламентации подписей на проектной документации; по обеспечению каждого специалиста-проектировщика извлечением из регламента подписей на проектной документации применительно к его должностным обязанностям; по контролю за соблюдением регламента; по изменению порядка сдачи проектной документации в архив (для случая, когда на экземплярах заказчика подписи «маскируются»); по совершенствованию организационной структуры (исполнители и проверяющие не должны подчиняться одному руководителю) и др. Можно рекомендовать для внедрения регламента подписей разработать программу качества в соответствии с требованиями элемента 4.2 ИСО 9001.

2.6. В процессе разработки и внедрения регламента подписей на проектной документации целесообразно использовать материалы, приведенные в списке литературы. Перед утверждением регламента подписей рекомендуется получить заключение (отзыв) независимых экспертов, например, СЭБЦ ФЛЦ Госстроя России «ЦНИОпроектИНВЕСТ».